Archiefvernietiging : Beperk uw risico's

- Archiefvernietiging - - Mobiele archiefvernietiging -

Archiefvernietiging van uw vertrouwelijke documenten!


Tegenwoordig wordt archiefvernietiging veelal mobiel gedaan met daarvoor bestemde vrachtwagens. Dan spreekt men over mobiele archiefvernietiging. Deze vrachtauto's zijn de beste oplossing voor al uw vertrouwelijke bestanden en vernietigt alles zo dat er werkelijk niks terug te vinden is. Deze manier is zeer kostenefficiënt en werkt voor middel tot grote organisaties prima.

Als uw bedrijf moet voldoen aan speciale eisen op het gebied van privacy gevoelige informatie zoals bijvoorbeeld overheidsinstanties. Vraag dan aan het betreffende archiefvernietiging bedrijf welke mogelijkheden zij hier voor bieden. Vaak moet u namelijk speciale documenten daarvoor ontvangen, op dit document staat dat al uw vertrouwelijke stukken ook echt daadwerkelijk zijn vernietigd. Dus navraag doen is voor u als bedrijf zeker raadzaam. Het beleid van de vernietingsbedrijven is verschillend op diverse punten: de prijs, de manier van archiefvernietiging maar ook de diverse keurmerken welke in omloop zijn. Ook hier geldt weer dat u goed dient te informeren wat voor uw bedrijf de beste oplossing is.

Veel organisaties hebben vragen over de wijze waarop de archieven kunnen worden vernietigd. Daarbij hoor ik vaak de vraag hoe het zit met bijvoorbeeld de ordners, paperclips, nietjes en andere zaken. Het antwoord daarop is eenvoudig. De meeste professionele bedrijven kunnen al deze zaken echt prima vernietigen zonder dat u als klant al deze zaken hoeft te verwijderen. De meeste shredders voor klein kantoorgebruik kunnen dit absoluut niet en uw shredder zal daardoor snel kapot gaan. Echter laat u deze zaken uitbesteden aan een archiefvernieting bedrijf zal dit geen probleem zijn. Zij beschikken over grote en professionele shredders waarmee eenvoudig al u w vertrouwelijke documenten en archieven worden vernietigd….en ja dit dus inclusief alles nietjes en andere bovengenoemde zaken. Dit bespaart u dus een enorme hoeveelheid aan werk en zeker met een certificaat is alles voor u als klant goed geregeld!

De bedrijven die u een certificaat bieden doen dit pas nadat alles is vernietigd waar u als klant bij kunt blijven indien gewenst. Nadat de documenten weg zijn en door de shredder zijn verpulverd tot kleine snippers of stroken ontvang je een speciaal certificaat van de daadwerkelijke vernietiging. Het kan worden gebruikt als bewijs mocht dit ooit een issue zijn. U kunt voor archiefvernietiging afspraken maken over de manier waarop alles vernietigd moet worden (kleine snippers, tot smalle stroken papier) maar ook over de dagen waarop u bezocht wilt worden. De prijzen van de verschillende bedrijven verschilt enorm het is daarom aan te raden om flink te shoppen voor de beste prijs! De praktijk wijst uit dat de prijzen zover uit elkaar liggen dat u met het aanvragen van meerdere offertes tot duizenden euro’s per jaar kunt besparen. Ook vanuit ecologisch oogpunt is deze manier van vernietigen de beste oplossing. Al het afval kan namelijk verantwoord worden gerecycled en dit is beter voor mens en milieu.

Archiefvernietiging is een noodzaak voor bijvoorbeeld: overheidsinstanties, accountantskantoren, advocaten, juristen en natuurlijk voor iedereen die verder beschikt over veel vertrouwelijk materiaal.